時間,不追有規劃的人

天被時間追著跑,不見得是工作負荷超量,而是時間管理有問題。只要工作習慣稍加改變,要享受下班後的悠閒生活並不難。

書名|Time Hack!時間管理祕技
作者|小山龍介
出版社|商周出版
若將時間比喻為金錢,許多人就如同隨意揮霍的賭徒,終究會導致破產。要如何善用光陰財?《Time Hacks!別再說我很忙》作者小山龍介,提供幾個簡單秘技:
.估算勞動的時間價值︰會虛度光陰,原因在於以為時間是無限的。而要認知時間有限,最好方式就是換算成其他價值,將勞動的每一分秒都轉換成金錢,如同工讀生的一小時就是價值95元。以這樣的價值觀重新檢視工作,就會發現有許多不必要的時間浪費,思考如何提升生產力。
.列印彩色行程表︰規劃1星期為單位的行程表,用顏色劃分不同領域行程,讓家庭與公司、私人行程的比重一目瞭然,以反省時間配置是否失衡。其中,公務行程宜採用暖色系,以提振工作精神。
.待辦清單提醒自己︰許多人的心態是「只是少了1個月中的1天,怠惰或拖延一下又何妨?」應該將生活步調設定為「今日事今日畢」,將當天必須完成的事項整理成一張「待辦清單」提醒自己,趁著午餐過後、工作效率較低時完成拖欠的事項。仍然沒完成的事項,則要思考優先處理順序,在每天下班前,將當天未能完成的待辦事項,依照重要性作編號。
.妥善運用星期五下午:星期五是回顧整個星期,構思下個星期行程與工作準備的日子,可以說一整個星期的工作效率,就取決於上週五的安排。最好能將週五下午的時間空下來,妥善規劃下週行程表、分配作業時間。
.列出絕對不做的事項:工作除了「加法」,也要開會「減法」,包括抗拒不該做的事情、拋棄不良的壞習慣。應該將自己「絕對不做」的事項一條條列出,記錄在個人的記事本中。
.站著縮短開會時間:比起冗長的會議,多舉行幾次短時間討論更為有效,甚至在走廊上碰見,就可以站著快速開個小會議,隨時掌握工作狀況。
.聽音樂提高精神集中度︰面對不同的工作型態,可分別聆聽電音、爵士樂兩種音樂:當進行單純作業時,具有強烈節奏感的電音可阻隔外部資訊,集中精神專注於內部資訊。

相反地,在需要思考、頭腦需要冷靜運作時,可聽爵士樂或大自然音樂,有助於需要運用腦力的工作型態。(本文取材自《TimeHack時間管理祕技》)